팁 & 테크
세계에서 가장 인기 있는 애플리케이션 소프트웨어는 무엇일까? 아마 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)가 아닐까? 우리 자신도 쓰고 있으며, 동료들도 쓰고 있으며, 친척들도 쓰고 있을 뿐만 아니라, 우리가 아는 거의 모든 이들이 마이크로소프트 오피스를 쓰고 있으니 말이다.
문제는 오피스의 기능을 최대한 활용하기가 어렵다는 것이다. 하지만 물론 유용한 툴들을 다운로드 받는다면 사정은 달라진다. 이번 기회를 통해 아웃룩(Outlook), 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint)를 좀더 효과적으로 사용할 수 있도록 도와주는 툴 15가지를 정리해 모아보았다.
복잡한 이메일의 수신함을 정리해주며, PDF 파일을 무료로 만들 수 있으며, 엑셀을 이용해 사업을 운영할 수 있으며 그리고 파워포인트 파일의 엄청난 크기를 줄일 수 있는 등 여러 다양한 유용한 기능들을 누릴 수 있다. 그리고 물론 이러한 기능들은 무료 혹은 거의 무료로 이용할 수 있다.
자, 이제 다운로드를 시작해 생산성을 높일 순간이 다가왔다.
MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①
ProduKey / Metadata Analyzer / OpenOffice
Xobni / Lookeen / SendShield / Outlook Duplicate Items Remover
MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15②
Kopf Outlook Attachment Remover / OutlookTools / MAPILab Toolbox for Outlook
Slideboxx / PPTminimizer / PrimoPDF
Excel Downloads / Excel Calendar Template / Business Functions
오피스 범용 툴
오피스의 이용에 있어서 전체적인 도움이 필요하다면 다음 세 가지 툴부터 살펴보는 것이 좋다. 이들 프로그램을 통해 잃어버린 제품 키(product key, CD key)를 알아낸다든지, 사생활 관련 정보의 삭제, 그리고 오피스를 다른 무료 소프트웨어로 교체하는 것까지 모두 가능하다.
오피스 혹은 오피스의 추가 프로그램을 재설치 해야 하는 상황을 가정해보자. 재설치를 위해 오피스의 제품키를 입력해야 하지만, 오피스 CD는 보이지 않고 제품키를 알아낼 방법이 없다. 이 상황에서 과연 어떻게 해야 할까?
먼저 프로듀키를 다운로드 받는다. 그리고 프로그램을 실행하면 사용자의 모든 마이크로소프트 오피스 애플리케이션의 제품키를 알려준다. 뿐만 아니라 윈도우, 윈도우 서버, 마이크로소프트 SQL 서버와 같은 프로그램의 제품키 역시 프로듀키를 통해 찾아낼 수 있다. 일단 제품키를 알면 재설치를 계속 진행하면 된다. 원격 접속 제어 프로그램을 이용해 제품키를 획득한다든지, 텍스트 파일에 제품키를 저장할 수 있게 해주는 식의 여러 다양한 옵션들은 컴퓨터 전문가와 네트워크 관리자가 유용하게 이용할 수 있을 것이다. 가격은 무료.
마이크로소프트 오피스 문서에 감춰진 정보는 상당히 위험할 수 있다. 생각보다 훨씬 많은 정보가 오피스 문서에 포함되어 있으며, 문서를 받아 보는 제 3자는 그 모든 정보를 볼 수 있는 것이다. 일반적으로 숨겨진 문구, 작성자의 이름, 수정 기록과 변경사항, 숨겨진 셀과 스프레드쉬트, 수정 횟수나 시간과 같은 많은 정보들이 문서에 저장되어 있다.
별로 중요하지 않은 정보라고 생각되는가? 다시 생각해보길 권한다. 2006년 구글은 민감한 재정 상의 정보를 뜻하지 않게 전 세계에 공개해버렸다. 구글이 게시한 파워포인트 프레젠테이션 파일에 기밀 정보가 수록된 노트가 포함되어 있었던 것이 원인이었다. 2003년 영국 수상 토니 블레어의 보도 담당 보좌관이었던 알리스테어 캠벨은 워드 문서 하나를 배포했는데, 이 문서에는 영국 정부가 이라크 전쟁 참전을 정당화하기 위해 표절한 문건을 이용한 것을 입증하는 정보가 숨겨져 있었다.
이 무료 프로그램은 이런 경우를 미연에 방지하도록 해준다. 원하는 문서를 지정하면 이 프로그램은 해당 파일을 분석해서 숨겨진 모든 개인적인 정보를 사용자에게 보여준다. 그런 다음 문서 파일을 깨끗이 정리하여 그 정보를 모두 삭제한다. 역시 무료.
OpenOffice
마이크로소프트 오피스의 가격은 어떤 버전을 사느냐에 따라 수백 달러에 달하기도 한다. 새 오피스를 구입하고는 싶지만 그만한 비용을 지불하기를 원치 않는다면, 의외로 좋은 성능을 지닌 이 프로그램을 무료로 선택하면 된다. 오픈오피스는 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션 프로그램 그리고 데이터베이스와 드로잉 프로그램을 제공한다.
마이크로소프트 오피스 포맷과의 호환성에 대해 걱정할 필요는 전혀 없다. 오픈오피스는 마이크로소프트의 여러 포맷들뿐만 아니라 다른 오픈소스 포맷들과도 호환성을 확보하고 있다. 오픈오피스에서 지원되는 모든 프로그램은 사용자의 기대를 충족시키는 성능을 갖추고 있다.
무료로 다운로드 받을 수 있는 오픈오피스의 단점을 굳이 꼽자면, 오픈오피스의 인터페이스는 마이크로소프트 오피스 수준에는 미치지 못하며 몇몇의 부가기능이 부족하다는 점이다. 어쨌든 무료 프로그램이 아닌가? 돈을 절약하고 싶다면 오픈오피스야 말로 최선의 선택일 것이라 본다.
아웃룩 관련 툴
아웃룩은 모두가 끔찍이 싫어하는 프로그램이다. 상당히 큰 크기에 느리기까지 하니 말이다. 물론 아웃룩이 유용한 프로그램이라는 사실에는 변함이 없다. 다음은 아웃룩의 성능을 향상시켜주는 많은 툴들 중에서 특히 끌리는 몇 가지를 선정한 것이다. 이들 툴을 이용하면, 복잡한 이메일의 수신함을 체계적으로 정리할 수 있으며, 아웃룩 정보를 신속하게 찾을 수 있고, 비대한 애플리케이션의 크기를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 첨부파일을 좀 더 효과적으로 관리할 수 있다.
밀려오는 이메일의 홍수에 괴로워하거나 아웃룩을 더 효과적으로 활용하고 싶다면, 이 프로그램이 필요할 것이다. 자브니를 이용하면 아웃룩 상에서의 메시지, 연락처, 그리고 기타 여러 필요한 정보를 찾는 것이 엄청나게 편리해진다. 자브니는 그야말로 필자가 접해본 최고의 아웃룩 애드온 프로그램이다.
자브니는 아웃룩의 사이드바 형태로 이용할 수 있다. 각각의 이메일마다 서로 연락을 주고받고 있는 상대방에 대한 정보가 제공되며, 상대방과 나눈 대화 내용이 모두 포함된다. 그리고 사용자와 상대방이 교환한 모든 이메일은 게시판 답글 형식의 리스트로 구분된다. 또한 상대방과 교환한 모든 파일, 상대방의 전화번호와 친목 커뮤니티 정보의 리스트와 상대방과 메시지를 교환하고 있는 이들의 리스트 모두를 찾아볼 수 있다.
자브니는 상대방에게 이메일을 보내고 아웃룩을 통해 약속을 정할 수 있도록 해주는 기능을 실행하는 아이콘 역시 갖추고 있다. 상대방과 메시지를 나눈 총 횟수와 그밖에 실제로 큰 효용은 없지만, 나름대로 흥미로운 각종 정보를 스크린 상단에서 보여주는 기능은 수치를 좋아하는 이들에게 적합할 것이다.
이외에도 자브니는 사용자의 이메일 사용에 대한 필요 이상의 정보를 제공하는 자브니 애널리틱스(Xobni Analytics) 유틸리티를 포함한 많은 기능들을 지원한다. 사용자가 상대방에게 응답하기까지 걸리는 평균 시간을 하루, 한 달, 한 주 기준으로 파악하고 싶은가? 물론 가능하다. 특정 개인 그리고 특정 그룹에게 응답하기까지 걸리는 시간 역시 마찬가지로 알아낼 수 있다.
하지만 자브니를 이용하는 진짜 이유가 이러한 통계를 얻기 위해서는 아니지 않은가? 이 프로그램은 필자가 사용해 본 아웃룩 부가기능 중 이메일의 홍수로 인해 발생하는 문제를 실제로 해결해주는 유일한 프로그램이었다. 가격은 무료이다.
아웃룩 2003과 2007을 위한 룩킨은 상당히 빠른 검색 실행을 가능하게 하며, 이메일의 관리와 검색을 위한 여러 툴을 제공한다.
룩킨은 아웃룩에 직접적으로 설치되므로, 검색을 하기 위해 별도의 프로그램을 실행할 필요가 없다. 또한 여러 다양한 관리 툴이 함께 지원되는 덕분에 특정 연락처와의 대화를 모두 분류할 수 있으며, 지정한 날, 주, 월 동안 오간 이메일 메시지를 모두 찾아 볼 수 있다. 이 프로그램은 또한 메시지의 내용을 자동으로 요약하는 기능을 갖추고 있다.
룩킨은 사용자의 각 파일을 색인 작업을 통해 분류하고, 전체 데이터베이스가 아닌 해당 색인에 대한 검색을 실행한다. 따라서 룩킨을 실제로 사용하기 전까지 잠시 기다려야만 하며, 색인 분류 작업을 완료하는데 20분 가량이 걸릴 수 있다. 가격은 무료.
전송해야 하는 오피스 문서 파일에 개인 정보가 숨겨져 있지 않을까 걱정되는가? 메타데이터 분석기와 마찬가지로 센드쉴드는 이런 문제를 해결해 준다. 아웃룩을 통해 마이크로소프트 오피스의 문서파일을 보내게 될 경우, 센드쉴드는 해당 파일에 개인정보가 수록되어 있는지 검사를 수행한다. 그리고 검사 결과를 사용자에게 알려줌으로써 사용자가 직접 원하지 않는 개인정보를 삭제할 수 있는 것이다. 센드쉴드를 이용하면 복사된 파일의 정보만 삭젝할 수 있으며, 원본 파일의 정보는 그대로 남는다. 트라이얼 버전이 나와 있으며, 정식 버전의 가격은 아직 미정.
Outlook Duplicate Items Remover
이메일 메시지의 여러 사본과 연락처와 같이 중복되는 정보들은 아웃룩을 아수라장으로 만들곤 한다. 보통 이런 문제점은 이전 버전의 아웃룩에 있던 데이터를 들여오면서 발생하기도 하며, 혹은 별다른 뚜렷한 이유없이 발생하기도 한다.
무료 프로그램인 Outlook Duplicate Items Remover(ODIR)은 중복된 아이템을 제거해주는 새로운 아웃룩 메뉴 옵션을 추가적으로 제공해 이런 문제를 말끔히 해결한다. ‘ODIR menu option’을 클릭한 후, ‘Remove Duplicate Items’을 선택해 폴더를 지정하고 ‘Remove Duplicate items’를 클릭한다. 이 프로그램은 복사된 파일을 삭제하긴 하지만, 사용자가 파일 복구를 해야 하는 경우를 대비해 백업파일은 그대로 유지한다. 무료.
세계에서 가장 인기 있는 애플리케이션 소프트웨어는 무엇일까? 아마 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office)가 아닐까? 우리 자신도 쓰고 있으며, 동료들도 쓰고 있으며, 친척들도 쓰고 있을 뿐만 아니라, 우리가 아는 거의 모든 이들이 마이크로소프트 오피스를 쓰고 있으니 말이다.
문제는 오피스의 기능을 최대한 활용하기가 어렵다는 것이다. 하지만 물론 유용한 툴들을 다운로드 받는다면 사정은 달라진다. 이번 기회를 통해 아웃룩(Outlook), 워드(Word), 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint)를 좀더 효과적으로 사용할 수 있도록 도와주는 툴 15가지를 정리해 모아보았다.
복잡한 이메일의 수신함을 정리해주며, PDF 파일을 무료로 만들 수 있으며, 엑셀을 이용해 사업을 운영할 수 있으며 그리고 파워포인트 파일의 엄청난 크기를 줄일 수 있는 등 여러 다양한 유용한 기능들을 누릴 수 있다. 그리고 물론 이러한 기능들은 무료 혹은 거의 무료로 이용할 수 있다.
자, 이제 다운로드를 시작해 생산성을 높일 순간이 다가왔다.
MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15①
ProduKey / Metadata Analyzer / OpenOffice
Xobni / Lookeen / SendShield / Outlook Duplicate Items Remover
MS 오피스의 최적화를 위한 툴 베스트 15②
Kopf Outlook Attachment Remover / OutlookTools / MAPILab Toolbox for Outlook
Slideboxx / PPTminimizer / PrimoPDF
Excel Downloads / Excel Calendar Template / Business Functions
Kopf Outlook Attachment Remover
아웃룩에 대해 가장 흔히 제기되는 불만은 아마도 점점 비대해지는 아웃룩의 크기일 것이다. 아웃룩은 메시지, 첨부파일 등을 포함하는 모든 데이터를 단일 .pst 파일에 저장하며, 많은 수의 첨부파일이 오갈 경우, 특히 .pst 파일은 짧은 시일 안에 엄청난 크기로 불어난다. 결과적으로 아웃룩의 로딩과 실행은 점점 느려질 뿐만 아니라, pst 파일의 크기가 지나치게 커진다면 컴퓨터는 곧잘 다운되는 현상이 발생할 것이다.
첨부파일들을 모두 보관하고 싶지만, .pst 파일의 크기가 대책 없이 커지는 것만큼은 막고 싶다면? 그렇다면 이 창의적인 프로그램을 써보길 권한다. Kopf는 첨부파일들을 모두 사용자의 PC에 저장하고 .pst 파일에 저장되어 있는 첨부파일을 모두 삭제해 버린다. 그리고 사용자의 이메일을 첨부파일에 곧바로 연결시켜 첨부파일이 아웃룩 상에서도 여전히 저장되어 있는 것처럼 보여준다.
Kopf를 이용해 전체 파일목록을 일일이 살펴볼 수도 있지만, 사용자가 원한다면 메시지마다 개별적으로 이 프로그램을 실행하도록 설정할 수 있다. 가격은 무료.
OutlookTools
아웃룩은 많은 옵션을 제공하는 복잡한 프로그램이다. 이러한 옵션들은 종종 여러 단계의 메뉴 속에 감춰져 있으며, 그 중 몇몇은 사용자가 절대 찾지 못하는 기능들이기도 하다.
무료로 다운로드 받을 수 있는 아웃룩툴즈는 아웃룩의 사용자 구성을 간략하게 만들어주는 기능을 훌륭하게 수행한다. 사용자는 아웃룩툴즈를 이용해 신속하게 아웃룩의 설정 옵션과 파일 폴더 모두에 액세스할 수 있으며, 오류가 있는 .pst 파일을 수정하는 트러블슈팅 툴도 실행할 수 있다. 뿐만 아니라, 아웃룩의 가장 짜증나는 문제 중 하나인 특정 유형의 파일에 대한 지속적인 차단 역시 해결된다. 아웃룩툴즈를 통해 사용자가 원하는 파일에 대해서는 차단을 해제할 수 있다.
또한 아웃룩툴즈는 수많은 스위치 중 그 어떤 것을 이용해서라도 아웃룩의 실행을 시작하게 해주며, 새로운 이메일이 도착했다는 것을 알려주는 데스크톱 알림 기능이 언제, 어떻게 작동할지 사용자가 직접 설정할 수 있도록 해준다. 예를 들면, 알림 메시지의 투명도를 조절할 수 있으며, 얼마 동안 알림 기능이 작동할지 사용자가 설정할 수 있다. 역시 무료이다.
MAPILab Toolbox for Outlook
18가지의 부가기능을 갖추고 잇는 MAPlLab 툴박스는 상당히 뛰어난 아웃룩의 보조 프로그램으로써 훨씬 생산적인 이메일 관리를 사용자에게 선사해준다. 가령, MAPlLab 툴박스는 사용자에게 첨부파일을 발신 이메일에 포함시켰는지 확인하며, 또 사용자에게 어떤 첨부파일이 안전한지 불안전한지 지정하도록 요청한다. 또한 특정 이메일을 지정한 시각/날에 보낼 수 있도록 해주며, 이메일을 묶음으로 한꺼번에 발송한다든지 이메일의 텍스트 자동채우기 같은 기능들을 제공한다.
아웃룩에 직접적으로 설치되기 때문에, 사용자는 쉽게 각 기능을 작동시켰다가 끌 수 있다. MAPILab 툴박스는 개인 사업자들에게 특히 접합하다. 트라이얼 버전을 제공하며, 정식 버전 가격은 24달러이다.
파워포인트와 마이크로소프트 워드 관련 툴
파워포인트와 워드를 위한 툴은 아웃룩만큼 다양하지는 않지만, 여전히 유용한 몇 가지를 찾을 수는 있다. 파일 크기를 줄이고 싶을 경우, 파워포인트의 슬라이드를 빨리 찾고 싶을 경우, 혹은 PDF 파일로 프린트를 하고 싶은 경우 모두가 해당된다.
Slideboxx
슬라이드박스는 파워포인트 사용자들에게 매우 유용한 툴이다. 이 프로그램을 이용해 신속하게 특정 슬라이드 파일들을 찾아낼 수 있으며, 찾아낸 슬라이드 파일들을 합쳐 새로운 프리젠테이션으로 이용할 수 있도록 해준다. 슬라이드박스는 또한 사용자의 모든 프리젠테이션을 색인작업을 통해 분류하여 해당 색인에 따라 검색을 가능케 한다. 즉, 프리젠테이션 파일을 일일이 검색할 필요가 없어지므로 사용자가 원하는 항목을 훨씬 빨리 찾을 수 있다.
슬라이드 박스를 통해 검색을 실행할 경우, 썸네일 형식으로 모든 결과물을 보여준다. 따라서 사용자는 찾고자 하는 슬라이드 파일을 곧바로 발견할 수 있다. 일단 슬라이드 파일을 찾아내면, 파일을 스크린 오른편의 프리젠테이션 창으로 옮겨서 해당 파일을 기반으로 완전히 새로운 프리젠테이션 작업을 실시할 수 있다. 슬라이드박스는 파워포인트 슬라이드를 다시 사용하는 이들에게 상당한 시간의 절약을 가져다 줄 것이다. 트라이얼 버전을 제공하며, 가격은 99달러이다.
PPTminimizer
요즘 이메일을 통해 용량이 큰 파일을 보내는 것은 골치거리가 되기도 한다. 많은 인터넷 서비스 제공업체들은 첨부파일의 크기에 대한 제한을 두며, 때로는 5MB를 밑도는 크기 제한을 강요하기도 한다. 결과적으로 파워포인트 프리젠테이션이라든지 혹은 상당히 큰 워드 파일은 보내고 싶어도 보낼 수 없게 되는 것이다.
PPT미니마이저는 이러한 문제점을 효과적으로 해결해주는 툴이다. 이 프로그램은 파일의 내용과 원래의 포맷을 전혀 변형시키지 않고 파워포인트 및 워드 파일의 크기를 줄여준다.
PPT미니마이저의 기능을 활용함으로써 사용자는 상당한 양의 공간을 아낄 수 있다. 필자가 실시한 테스트의 결과, 파일 크기를 25%에서 거의 84%까지 축소시키는 것으로 나타났다. 이 프로그램은 사용자의 원본 파일은 그대로 유지시키며, 적은 크기의 복사본을 생성한다. 크기를 축소하고 싶은 파일을 선택한 후, 프로그램을 실행하면 바로 효과를 확인할 수 있다. 이 프로그램은 아웃룩, 워드, 파워포인트 그리고 윈도우 익스플로러에서 통합 설치가 되므로, 애플리케이션 내부에 위치한 파일의 축소도 가능하다.
이 프로그램은 등록하는데 40달러의 비용이 들며, 트라이얼 버전은 사용에 제한이 있다. 등록을 하지 않은 경우, 비용 지불 전 사용자는 5번의 프로그램 사용을 할 수 있으며, 등록을 한 경우, 비용 지불 전에는 12번 사용할 수 있다.
PrimoPDF
PDF는 이제 범용적인 파일 포맷으로 자리잡았다. 문서의 레이아웃과 폰트 특성을 모두 그대로 유지한 채 파일을 인터넷에 개시하고 싶다면 PDF야 말로 적절한 선택일 것이다. 뿐만 아니라, 전통적인 방식인 인쇄를 하기 위해 문서를 제작할 경우에도 PDF는 유용하게 이용된다. 많은 프린터들의 경우, 팸플릿, 명함, 그리고 많은 종류의 문서를 PDF 포맷으로 만들어야만 인쇄가 되기도 한다.
문제는 워드에서 PDF 파일의 생성이 불가능하다는 것이다. 워드 2007에서는 마이크로소프트의 무료 PDF 애드인을 다운로드 받아 PDF 파일을 만들 수 있지만, 2007 외의 다른 버전을 소유하고 있는 사용자는 그러한 기능을 얻기 위해선 별도의 비용을 지불해야만 한다.
물론 프리모PDF를 이용하면 사정이 달라진다. 프리모PDF는 어떠한 버전의 워드 문서(모든 오피스 문서 포함)뿐만 아니라 다른 애플리케이션에서 생성된 문서를 PDF 파일로 변환해 준다. 프리모PDF는 프린터의 드라이버로 작동하므로, 사용자는 단지 ‘Print’ 를 클릭한 후 프리모PDF를 사용자의 기본 프린터로 선택해서 실행하면 된다. 그 이후엔, 주요단어와 작성자의 이름과 같은 문서의 속성을 수록한다든지, 문서의 인코딩 작업을 하는 것과 같은 PDF 파일을 위한 여러 다양한 옵션을 선택할 수 있다. 무료 프로그램.
엑셀 관련 툴
굳이 스프레드시트의 전문가가 아니더라도 엑셀을 더 효과적으로 활용할 수 있다. 다음에 소개하는 툴들을 이용해서 달력을 제작할 수도 있으며, 비즈니스 관리에 필요한 수백 개의 새로운 기능들을 제공받을 수 있다.
Excel Calendar Template
엑셀 달력 템플릿이라는 이름이 모든 것을 말해준다. 이 프로그램은 달력을 제작하게 해주는 엑셀용 템플릿이다. 2008년, 2009년, 2010년은 물론이고 지나간 연도들도 포함되어있다. 이 프로그램의 달력은 유명한 공휴일을 모두 다루고 있으며, 보기에도 멋질 뿐만 아니라 읽기에도 편리하며, 각각의 달은 개별적인 탭을 가지고 있다. 엑셀 달력 템플릿은 프린트를 하거나 엑셀 상에서 이용할 경우에도 적합하다.
컬러 스킴(color scheme)을 조절하면 달력의 외양의 바꿀 수 있다. 또한 월별로 나타나는 형태의 달력 외에도, 메모를 남길 수 있는 공간이 포함된 한 해 전체의 연차 목록 역시 제공된다. 가격은 무료이다.
Business Functions
사업 운영을 위해 엑셀을 이용하고 싶은가? 그렇다면 비즈니스 분석, 예산 편성, 기록 등에 필요한 500가지의 기능을 제공하는 이 애드인 프로그램이 필요할 것이다. 임대와 같은 부동산 관련 업무에 특히 요구되는 기능이 필요한가? 그렇다면 이 프로그램이 해답이다. 기타 다른 특정 업계의 업무를 위한 기능들뿐만 아니라, 수백 가지의 일반적인 목적을 수행하기 위한 기능들 모두가 이 프로그램에서 지원된다.
이 프로그램은 별도로 실행할 필요는 없다. 엑셀에 통합 설치가 가능하며, 엑셀 상의 메뉴옵션에서 이용할 수 있다. 사용자의 사업과 관련하여 무엇인가 필요하다면, 비즈니스 펑션이 어떤 식으로든 도움을 줄 것이다. 대조표 제작 도구(time-chart creator)와 같은 유용한 기능들처럼 말이다. 그럼에도 불구하고 무료 프로그램이다.
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